WSOY:n omistaman Kirja-verkkokaupan kuluttaja-asiakasrekisterin tietosuojaseloste 04.02.2022
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
| Nimi | Werner Söderström Osakeyhtiö (jäljempänä ”WSOY”)y-tunnus 0599340-0 |
| Käyntiosoite | Lönnrotinkatu 18 A, Helsinki |
| Postiosoite | PL 1259, 00101 Helsinki |
| Puhelinnumero | Puh. 010 5060 101 |
| Yhteydenotot kaikissa tietosuoja-asioissa | Werner Söderström Osakeyhtiö Tietosuoja-asiat PL 1259 00101 Helsinki tietosuoja@wsoy.fi |
2. Henkilötiedot sekä niiden käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
WSOY:n verkkokaupan kirja.fi kävijöistä ja asiakkaista (henkilöt) kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:
- Perustiedot: sukunimi, etunimet, osoite, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot, asiakasnumero, asiakkaan ikä ja sukupuoli
- Asiakkuustiedot: asiakkaan rekisteröitymistiedot: henkilöllisyyden todentamis-, tunnistamis- ja yksilöintitiedot; käyttäjätilin käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus; uutiskirjeen tilaus- ja lukutiedot, tiedot lähetyistä tarjouksista ja muista sopimusta edeltävistä markkinointitoimista ja yhteydenotoista, henkilön ilmoittamat kiinnostuksen kohteet; asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta, sopimus-, tilaus-, osto-, keskeytys-, peruutus- ja toimitus- ja palautustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätiedot, asiakaspalautteet, reklamaatiot ja muut yhteydenotot, vastaukset asiakastyytyväisyystutkimuksiin
- Suostumukset ja kiellot: asiakkaan antamat tietojen käyttöä ja suoramarkkinointia koskevat suostumukset, kiellot, rajoitukset ja valtuutukset
- Verkkokaupan käyttötiedot: evästeiden, mainontatunnisteiden tms. avulla kerättävät verkkokaupan selaus- ja käyttötiedot; mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt verkkokaupan sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai mainontatunniste, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, maa-/kaupunkitasoinen sijainti (Lisätietoa WSOY:n käyttämistä evästeistä ks. [LISÄÄ LINKKI EVÄSTEINFOON])
- Tapahtumien osallistumistiedot: tapahtumiin, kilpailuihin ja arvontoihin liittyvät henkilön perustiedot, ruokavalio- ja muut niihin osallistumista koskevat tiedot
- Profiili- ja luokittelutiedot: edellä mainittujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä ja markkinointisegmentit ja profiilit
Kerättyjä tietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:
- kohtien 1-3 mukaisia tietoja sopimusten ja tilausten täytäntöönpanoon, eli osto- ja maksutapahtuman toteuttamiseen ja todistamiseen, tuotteiden toimittamiseen, maksujen toteuttamiseen, laskutukseen, palautuksiin, valvontaan, selvittämiseen ja perintään
- kohtien 1-4 mukaisia tietoja kuluttajansuojalain mukaisten velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttamiseen ja todistamiseen
- kohtien 1-3 ja 6 mukaisia tietoja WSOY:n oikeutetun edun perusteella ja kohtien 4-5 mukaisia tietoja henkilön suostumuksen perusteella
- asiakaspalveluun, yhteydenottojen hoitamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen mukaan lukien kirjeellä, puhelimella, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan asiakasviestintään, asiakastyytyväisyys- ja muihin asiakastutkimuksiin ja kyselyihin; verkkokaupan, tuotteiden ja liiketoiminnan kehittämiseen
- verkkokaupan sisällön ja toiminnan sekä henkilökohtaisen käyttäjäkokemuksen tuottamiseen ja kehittämiseen
- verkko- ja mobiilimainonnan personointiin ja kohdentamiseen
- kaikille henkilöille kirjeellä ja puhelimella sekä asiakkaille myös sähköpostitse, tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä lähettäviin uutiskirjeisiin ja muuhun suoramarkkinointiin, markkina-, mielipide yms. tutkimuksiin ja niiden personointiin ja kohdentamiseen
- kohtien 1-6 mukaisia tietoja tietosuojalainsäädännön mukaisten tietoturvavelvollisuuksien täyttämiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella petosten ja väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen
- kohdan 5 mukaisia tietoja WSOY:n oikeutetun edun perusteella kyseisen tapahtuman, arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi sekä henkilön suostumuksella suoramarkkinointia ja muita tarkoituksia varten
- kohtien 1-5 mukaisia tietoja WSOY:n oikeutetun edun perusteella verkkokaupan kävijöiden ja asiakkaiden analysointiin, profilointiin ja segmentointiin sekä tieteellisiin ja historiallisiin tutkimuksiin ja tilastollisiin tarkoituksiin
3. Mistä tietoja kerätään
Henkilön tiedot kerätään säännönmukaisesti häneltä itseltään yhteydenottopyynnön, rekisteröitymisen, tilauksen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä tai tapahtumiin osallistumisen sekä verkkokaupan, uutiskirjeiden ja mainosten käytön yhteydessä. Yhteystietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Digi- ja väestöviraston (DVV), Postin rekistereistä ja muiden luotettavien tahojen yhteystietorekistereistä sekä Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä suoramarkkinoinnin kieltorekistereistä.
4. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
WSOY voi luovuttaa kuljetus- ja muille logistiikkayrityksille (esim. Kirjavälitys, Posti, Matkahuolto) niiden tarvitsemat tiedot asiakkaan ostamien tuotteiden perille toimittamiseksi sekä pankeille ja muille maksunvälittäjille (esim. Svea Payments) sekä perintäyhtiöille tiedot, jotka ne tarvitsevat asiakkaan maksutapahtumien toteuttamiseksi ja maksujen perimiseksi. Lisäksi WSOY voi luovuttaa tietoja muille Bonnier-konserniin kuuluville suomalaisille yhtiöille tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä WSOY:n lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.
WSOY käyttää tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen alihankkijoita mm. seuraavissa tehtävissä ICT (esim. Shopify, Custobar); asiakassuhteen hoitaminen eli CRM, analytiikka, markkinointi ja viestintä (esim. Google, Facebook, Custobar) sekä asiakastuki (Zendesk). Tällöin WSOY voi siirtää henkilötietoja alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Alihankkijoita sitovat WSOY:n kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. WSOY varmistaa tietosuojan alihankkijoiden palveluissa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla.
WSOY:n verkkokauppa toimii Shopify-verkkokauppa-alustalla. Shopify käyttää omia evästeitä kerätäkseen tietoja alustansa ja verkkokaupan toimintaa ja sen kehittämistä varten. Shopify vastaa itse omista evästeistään ja niillä kerätyistä tiedoista, ks.lisätietoja osoitteesta https://www.shopify.com/legal/cookies.
Tietoja kerätään myös Google Analyticsin evästeillä ja Facebook pikselin avulla sivustojen kävijämääristä, kestosta ja kävijäpolusta sivustolla sekä tuotteiden myynnistä. Ne vastaavat vastaa itse omista evästeistään ja niillä kerätyistä tiedoista, ks.lisätietoja osoitteista:
https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=fi
https://fi-fi.facebook.com/policies/cookies/
Tietojen vastaanottajat (esim Shopify, Google ja Facebook, Custobar, Zendesk) voivat käsitellä henkilötietoja myös USA:ssa tai muussa EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, WSOY varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä vastaanottajien kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimusehdot löytyvät osoitteesta: https://ec.europa.eu/info/system/files/1_en_annexe_acte_autonome_cp_part1_v5_0.pdf
5. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Manuaalisesti käsiteltävä tietoja säilytetään lukituissa, paloturvallisissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta viimeisen ostotapahtuman tai uutiskirjeen tilauksen päättymisestä. Sen jälkeen tietoja säilytetään, jos se on tarpeellista 2. kohdan (henkilötiedot sekä niiden käsittelyn tarkoitukset ja perusteet) mukaisia käyttötarkoituksia varten, eli kunnes osapuolten väliset sopimukseen tai lainsäädäntöön perustuvat oikeudet ja velvollisuudet ja kirjanpitolaissa määritellyt säilytys- ja vastuuajat ovat päättyneet. Suostumuksen perusteella tietoja voidaan käsitellä niin kauan, kuin rekisteröidyn antama suostumus on voimassa.
Ellei henkilö ole kieltänyt suoramarkkinointia tai peruuttanut siihen antamaansa suostumusta, WSOY voi käyttää oikeutetun edun perusteella tapahtuvaan suoramarkkinointiin henkilön perustietoja (2.1); tietoja asiakassuhteen kestosta ja ostohistoriasta,. Tietoa säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitsee säilyttää ja niitä hyödynnetään.
Anonymisoituja tietoja, joista henkilö ei ole tunnistettavissa, voidaan säilyttää niin kauan kuin tietoja hyödynnetään. Tiedoista säilytetään varmuuskopioita normaalien säilytys- ja poistoaikataulujen mukaisesti.
6. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet
Henkilö voi tarkastaa ja hallinnoida henkilötietoja ja muita tietoja sekä tietojen käyttöoikeuksia tietyissä WSOY:n palveluissa käyttäjätilin kautta tai käyttämällä Palveluissamme olevia toimintoja. Henkilöllä on lisäksi oikeus
- tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä tai poistamista.
- peruuttaa uutiskirjeen tilauksen uutiskirjeessä olevasta peruuta tilaus -kohdasta tai laittamalla viestiä Kirja.fi verkkokaupan asiakaspalveluun ja kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin mukaan lukien niihin liittyvä profilointi
- vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella WSOY:n oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä (esim. asiakassuhteen hoitamiseen liittyvää käsittelyä) tai käsittelyä tieteellistä tutkimusta varten.
- peruuttaa antamansa suostumukset henkilötietojen käsittelyyn
- siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään lain edellyttämissä tilanteissa.
Henkilö voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun henkilön mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä, kunnes tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle: Henkilö voi käyttää em. oikeuksiaan lähettämällä niitä koskevat pyynnöt kirjallisesti tai sähköpostilla WSOY:lle (yhteystiedot on esitetty 1. kohdassa) tai esittämällä ne WSOY:n asiakaspalvelussa luotettavasti tunnistettuna. Pyynnön tulee sisältää henkilön nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi henkilön on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.
Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 6 krs
00520 Helsinki
tietosuoja@om.fi