Werner Söderström Osakeyhtiön palkkioiden ja korvausten maksatuksen yhteystietorekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot
| Nimi | Werner Söderström Osakeyhtiö (jäljempänä ”WSOY”) y-tunnus 0599340-0 |
| Käyntiosoite | Lönnrotinkatu 18 A, Helsinki |
| Postiosoite | PL 1259, 00101 Helsinki |
| Puhelinnumero | Puh. 010 5060 101 |
| Yhteydenotot kaikissa tietosuoja-asioissa | Werner Söderström Osakeyhtiö Tietosuoja-asiat PL 1259 00101 Helsinki tietosuoja@wsoy.fi tai verkkolomake: https://tietosuoja.wsoy.fi/tietosuoja-asiat-ja-rekisteriselosteet/ |
2. Henkilötiedot sekä niiden käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
WSOY kerää ja käsittelee seuraavia sen kirjojen tekijöiden, kuvittajien, kääntäjien, tilattujen töiden ja työsuoritusten tuottaneiden henkilötietoja (jäljempänä ”Tuottaja”) osana palkkioiden ja kulukorvausten maksatusprosessia:
1) Perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, tilinumero ja verotustiedot;
2) Sähköisten palveluiden käyttötiedot: esim. WSOY:n palvelujen käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; evästeiden, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, maa-/kaupunkitasoinen sijainti.
3) Profiili- ja luokittelutiedot: Ei kerätä.
Kerättyjä tietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:
1) WSOY:n ja Tuottajan sopimukseen tai tilaukseen perustuvan oikeutetun edun mukaisesti WSOY:n ja Tuottajan suhteen luominen palkkioiden ja kulukorvausten suorittamiseksi;
2) WSOY:n lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen;
3) WSOY:n oikeutetun edun mukaisesti petosten, rahanpesun ja muiden rikosten ja väärinkäytösten havaitseminen, estäminen ja selvittäminen;
4) WSOY:n oikeutetun edun mukainen tilastointi, analytiikka ja sisäinen raportointi. Käsittely ei lähtökohtaisesti kohdistu rekisteröidyn henkilökohtaisiin ominaisuuksiin, eikä WSOY tee rekisteröityä koskevia automaattisia päätöksiä, joilla olisi Tietosuojalainsäädännön tai EU tekoälyasetuksen tarkoittamia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn. WSOY voi tulevaisuudessa hyödyntää automaattisia analytiikka- ja tekoälyratkaisuja esimerkiksi tietojen luokittelussa, tietojen keräämisessä liitetiedoista tai riskien arvioinnissa. Mahdollinen automaattinen käsittely perustuu ensisijaisesti sopimussuhteen vaatimiin tietoihin tai velvoitteiden suorittamiseen eikä yksityishenkilön henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin.
5) WSOY:n verkko- ja mobiilipalvelujen käytöstä evästeiden, mainontatunnisteiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla kerättyjen tietojen käsittely evästesuostumuksessa määriteltyihin tarkoituksiin.
3. Mistä tietoja kerätään
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään oma.wernersoderstrom.fi verkkosivuston lomakkeen täytön yhteydessä.
4. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
WSOY luovuttaa rekisterin tietoja palkkojen ja palkkioiden maksatukseen osallistuville alihankkijoille ja siirtää tiedot näiden järjestelmiin. Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä WSOY:n lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.
WSOY:llä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. WSOY käyttää alihankkijoita seuraavissa tehtävissä:
• ICT: IT-infra, tietoturva ja käyttäjähallinta, sähköiset viestinvälityspalvelut
• toiminnanohjaus, asiakastuki
• CRM, analytiikka
• Taloushallinto, palkkojen ja palkkioiden maksu
Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja WSOY:n puolesta ja lukuun WSOY:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. WSOY huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, WSOY varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimusehdot löytyvät osoitteesta: Vakiosopimuslausekkeita koskevat julkaisut.
5. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Tietoja säilytetään lukituissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla teknisillä keinoilla.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen vuoksi ja käsittelylle on olemassa lainmukainen peruste, kuten oikeutettu etu.
Tietojen säilyttämistä arvioidaan säännöllisesti, eikä tietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen kannalta.
WSOY:n ja Tuottajan väliseen suhteeseen liittyvät henkilötiedot poistetaan asiakassuhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun lakisääteinen velvoite päättyy seuraavin poikkeuksin:
• Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää pysyvästi.
• WSOY:n ja Tuottajan väliseen suhteeseen liittyvät sähköisten palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään viiden vuoden ajan em. ajankohdasta.
• Muut evästeillä kerätyt sähköisten palveluiden käyttötiedot poistetaan evästesuostumusten yhteydessä ilmoitettujen määräaikojen mukaisesti.
• Rekisteröidyn perustietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia sopimussuhteen hallinta-, tilastointi- ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin, kuitenkin enintään siihen asti, kun käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta.
• Tietoja voidaan säilyttää kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatimissa tilanteissa edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen.
6. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet
• Rekisteröity voi tarkastuttaa henkilötietoja ja muita tietoja sekä tietojen käyttöoikeuksia WSOY:n palveluissa käyttäjätilin kautta tai käyttämällä palveluissamme olevia toimintoja. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella WSOY:n oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus:
• Tarkastuttaa ja korjata hänestä rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä tai poistamista.
• kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin mukaan lukien niihin liittyvä profilointi.
• peruuttaa antamansa suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
• siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään lain edellyttämissä tilanteissa.
Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä, kunnes tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröity voi käyttää em. oikeuksiaan lähettämällä niitä koskevat pyynnöt kirjallisesti tai sähköpostilla WSOY:lle (yhteystiedot on esitetty 1. kohdassa). Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.
Tietosuojan varmistamiseksi rekisteröidyn on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.