WSOY:n yritysasiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
| Nimi | Werner Söderström Osakeyhtiö (jäljempänä ”WSOY”)y-tunnus 0599340-0 |
| Käyntiosoite | Lönnrotinkatu 18 A, Helsinki |
| Postiosoite | PL 1259, 00101 Helsinki |
| Puhelinnumero | Puh. 010 5060 101 |
| Yhteydenotot kaikissa tietosuoja-asioissa | Werner Söderström Osakeyhtiö Tietosuoja-asiat PL 1259 00101 Helsinki tietosuoja@wsoy.fi |
2. Henkilötiedot sekä niiden käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
WSOY kerää ja käsittelee seuraavia sen asiakkaana, alihankkijana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen (”Yritys”) kontaktihenkilöiden ja muiden edustajien henkilötietoja:
- Perustiedot: nimi, arvo tai ammatti, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen tiedot, työhön liittyvät yhteystiedot (posti- ja käyntiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa;
- Markkinointitiedot: tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot; rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointi- ja muut luvat ja suostumukset sekä kiellot ja rajoitukset;
- Sähköisten palveluiden käyttötiedot: WSOY:n palvelujen käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; evästeiden, mainontatunnisteiden tms. avulla kerättävät palvelujen käyttö- ja selaustiedot, uutiskirjeiden lukutiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt WSOY:n sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, maa-/kaupunkitasoinen sijainti. (Lisätietoa WSOY:n käyttämistä evästeistä ks. [LISÄÄ LINKKI EVÄSTEINFOON])
- Profiili- ja luokittelutiedot: Edellä kuvattujen tietojen, sekä säännönmukaisista tietolähteistä kerättyjen luokitus- yms. tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja -profiilit.
Kerättyjä tietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:
- WSOY:n ja Yritysten väliseen asiakas-, toimittaja- tai muuhun suhteeseen perustuvan oikeutetun edun mukaisesti WSOY:n ja Yrityksen välisen asiakas- tai muun suhteen luominen (esim. tiedusteluihin, tarjouspyyntöihin vastaaminen), asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen; liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen; asiakas- ja muut tyytyväisyystutkimukset ja muu Yrityksen ja WSOY:n väliseen suhteeseen perustuva viestintä;
- WSOY:n lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen;
- WSOY:n oikeutetun edun mukaisesti petosten, rahanpesun ja muiden rikosten ja väärinkäytösten havaitseminen, estäminen ja selvittäminen;
- WSOY:n
- WSOY:n verkko-ja mobiilipalvelujen käytöstä evästeiden, mainontatunnisteiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla kerättyjen tietojen käsittely evästesuostumuksessa määriteltyihin tarkoituksiin.
- WSOY:n ja sen yhteistyökumppaneiden oikeutetun edun mukaisesti niiden tuotteiden ja palvelujen mainonta niiden omissa ja muissa Internet- ja mobiilimedioissa, -palveluissa, sovelluksissa sekä mainonnan kohdentaminen;
- WSOY:n ja sen yhteistyökumppaneiden oikeutetun edun mukaisesti rekisteröityjen ja heidän tietojensa analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittujen käyttötarkoitusten yhteydessä ja niitä varten.
3. Mistä tietoja kerätään
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön yhteydessä, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön,
4. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
WSOY voi luovuttaa rekisterin tietoja muille Bonnier-konserniin kuuluville suomalaisille yhtiöille tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin. ja yhteistyökumppaneille, kun se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, esim. sovittujen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi ja laskuttamiseksi. Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä WSOY:n lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.
WSOY:illä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. WSOY käyttää alihankkijoita seuraavissa tehtävissä:
- ICT: IT-infra, tietoturva ja käyttäjähallinta, sähköiset viestinvälityspalvelut
- toiminnanohjaus, asiakastuki
- CRM, analytiikka, markkinointi, myynti ja viestintä
- taloushallinto
Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja WSOY:n puolesta ja lukuun WSOY:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. WSOY huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, WSOY varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimusehdot löytyvät osoitteesta: https://ec.europa.eu/info/system/files/1_en_annexe_acte_autonome_cp_part1_v5_0.pdf
5. Yritystä koskevien tietojen käsittely
WSOY:n ja sen asiakkaana, alihankkijana tai yhteistyökumppanina olevan Yrityksen välinen yhteydenpito ja dokumentit sekä niissä olevat yrityksen edustajan, eli kontaktihenkilön tiedot eivät ole henkilötietoja vaan yritystä kuvaavia tietoja eikä niihin sovelleta tietosuojalainsäädäntöä, esim. ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, palautteet, chat-keskustelut, puhelutallenteet tiedustelut, tarjouspyynnöt, tilaukset ja sopimukset.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Tietoja säilytetään lukituissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla teknisillä keinoilla.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen vuoksi. WSOY:n ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteeseen liittyvät henkilötiedot poistetaan suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun WSOY on saanut tiedon, että rekisteröity ei ole enää Yrityksen kontaktihenkilönä seuraavin poikkeuksin:
- Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää pysyvästi.
- Asiakas-, toimittaja- tai muun suhteeseen liittyvät sähköisten palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään viiden vuoden ajan em. ajankohdasta.
- Muut evästeillä kerätyt sähköisten palveluiden käyttötiedot poistetaan evästesuostumusten yhteydessä ilmoitettujen määräaikojen mukaisesti.
- Rekisteröidyn perustiedot, markkinointitiedot sekä profiili- ja luokittelutiedot voidaan säilyttää pysyvästi markkinointitarkoituksia varten.
- Tietoja voidaan säilyttää kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen.
7. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi tarkastaa ja hallinnoida henkilötietoja ja muita tietoja sekä tietojen käyttöoikeuksia tietyissä WSOY:n palveluissa käyttäjätilin kautta tai käyttämällä palveluissamme olevia toimintoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus
- tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä tai poistamista.
- kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin mukaan lukien niihin liittyvä profilointi.
- vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella WSOY:n oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä.
- peruuttaa antamansa suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
- siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään lain edellyttämissä tilanteissa.
Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä, kunnes tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröity voi käyttää em. oikeuksiaan lähettämällä niitä koskevat pyynnöt kirjallisesti tai sähköpostilla WSOY:lle (yhteystiedot on esitetty 1. kohdassa) tai esittämällä ne WSOY:n asiakaspalvelussa luotettavasti tunnistettuna. Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi rekisteröidyn on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.